Повсеместное внедрение цифровых технологий в жизни – это тенденции нашего времени. Сейчас это в большей части коснулось торговли, в частности, малого и среднего сегмента. Крупный бизнес для расширения и увеличения доходов уже давно использует передовые технологии: омниканальность, big data (искусственный интеллект), VR и др. Это позволяет ему быстро масштабироваться и увеличивать доходы.
Малый бизнес, если говорить открыто, находится на грани выживаемости, заметно отставая от современных реалий рынка. Но и в этом сегменте есть предприятия, кто уже перешел на новый формат ведения дел. Это небольшие, уже узнаваемые торговые сети – кто активно использует передовые технологии в бизнесе: внедряет программы лояльности для покупателей, автоматизирует производственные процессы, строит эффективное управление и маркетинг.
В основном мелкая розница мало автоматизирована ввиду того, что это раньше было дорого, и отсутствовала компетентность в вопросах применения IT –технологий в бизнесе. Но сейчас не нужно создавать IT-отделы, вкладывать в это направление большие деньги. Альтернатива — облачные технологии, доступность которых сегодня сравнима с покупкой телефона и оплатой ежемесячного трафика за интернет.
Как это связано с онлайн-кассами?
В соответствии с 54-ФЗ оплата покупателем за товар или услугу должна сопровождаться выдачей чека с помощью онлайн-кассы. Теперь все данные учета на предприятии: продажи, товарооборот, цены, работа персонала (в чеке указывается продавец) будут аккумулироваться в чеках онлайн-кассы при продаже товаров.
Выглядит это так:
- Покупатель приобретает товар и производит оплату банковской картой или наличными средствами.
- Продавец сканирует штрихкод товара или вбивает наименование товара и цены вручную.
- Сформированный чек может быть выдан покупателю в электронном или бумажном виде. Бумажный чек передаётся в руки покупателю, электронный отправляется на электронную почту или номер телефона. Одновременно с этим в режиме онлайн электронная копия отправляется в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных.
- Кассовый чек содержит QR-код, в котором зашифрована информация о наименовании товара, его количестве и стоимости.
Таким образом, онлайн-касса аккумулирует большое количество информации, из которой бизнесу можно извлекать выгоду.
Допустим, в магазине товарный ассортимент состоит из 200 позиций, и наценка по товарам разная. При использовании обычной кассы из кассового чека вы сможете узнать только то, на какую сумму ваш кассир продал товар. А какой именно продан товар — останется неизвестным. Для элементарного товарного учета нужно все продажи фиксировать в тетради, либо периодически проводить инвентаризацию.
Но если в вашем распоряжении имеется автоматизированная касса, то ситуация упрощается в разы – информация по каждой продаже фиксируется. Программными средствами эти данные можно структурировать, группировать и анализировать для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов. Кроме того, вы экономите время – обо всех операциях узнаете моментально. Во-вторых, подсчет доходов и определение их источника ложится на машину.
Как это можно использовать для улучшения показателей бизнеса?
Ведение аналитики продаж поможет выстроить эффективный маркетинг, оптимизировать ассортимент и ценообразование, запустить программу лояльности для покупателей и др.
Кроме того, на предприятии масса производственных процессов, которые при «ручном» подходе занимают огромное количество времени и с помощью их автоматизации можно бизнес вывести на качественно новый уровень.
Технический директор LiteBox Сергей Музыкантов: «Персонал магазинов около половины рабочего времени тратит на рутинные производственные процессы. Автоматизация позволит всю рутинную работу на предприятии «переложить» на машину: управление складом, инвентаризацию, закупки товаров, ценообразование, контроль денег в кассе, печать ценников, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж, получение детализированных данных о клиентах, их предпочтениях. Владелец бизнеса освободит время для его управления, выстроить стратегию масштабирования. Это то, как ведется бизнес в крупном ритейле, и сейчас это становится возможным для небольших предприятий».
Почему при выборе онлайн-кассы нужно в первую очередь обращать внимание на софт?
Как правило, продажа онлайн-кассы идет в комплексе с программным обеспечением (ПО), и от его функциональности будет зависеть удобство ведения учета на предприятии, возможности автоматизации производственных процессов и получение аналитики. Немаловажно — предоставляет ли разработчик услугу технической поддержки пользователей и в каком объеме, поскольку без помощи специалистов в работе с программой и онлайн-кассой вам не обойтись.
Кроме того, на предприятии может уже вестись автоматизированный бухгалтерский учет, например, в программах 1С или «Контур» — тогда нужно учесть возможность интеграции кассового ПО с этими программами.
Сколько это будет стоить?
Есть «коробочные» и «облачные» программные решения, которые отличаются по стоимости и возможностям пользования. Для коробочной версии стоимость складывается из нескольких составляющих: установка серверов и программного обеспечения на компьютер, где будут храниться данные; оплата работы системных администраторов и программистов, которые будут внедрять ПО для автоматизации; дополнительные вложения потребуется в случае обновления, доработки и поддержания системы. Сразу стоит отметить, что это более дорогостоящий вариант.
Облачные сервисы — это программы, которые хранятся на серверах разработчика и доступ к ним осуществляется через интернет. Всю работу по установке, настройке, хранению данных и обслуживанию ПО осуществляет разработчик. Это значительно экономит деньги и время – вам нужно только вносить ежемесячную абонентскую плату за пользование программой. Но плюс ко всему вы получаете дополнительное преимущество пользования «облаками» – доступ к программе осуществляется в любое время и любом месте через браузер – таким образом, ваш бизнес всегда «под рукой».
Как программа для онлайн-кассы сможет автоматизировать бизнес в целом?
Рассмотрим на примере облачного решения для онлайн касс LiteBox, которое интегрируется с «1С» и «Контур.Эльба».
Первое — для автоматизации производственных процессов в ритейле нужно перевести товарный учет в электронный формат. Ввод товарных позиций можно сделать выгрузкой с помощью файла Excel или вручную. Лучше и удобнее сделать это через глобальный справочник: для этого нужно просканировать штрих – код поступившего товара и он сразу заносится в базу — открывается карточка товара, где нужно внести цену и количество.
Второе — учет поступающей и реализованной продукции формирует всю аналитику продаж, товарооборота, прибыли в разрезе заданного периода, каждой товарной позиции, магазина или подразделения. Благодаря чему можно эффективно принимать управленческие решения, управлять ассортиментом, проводить акции.
Третье — ежедневные рутинные производственные задачи «перекладываются» на машину: инвентаризация, подсчет прибыли, ценообразование, расчет оплаты труда с учетом вознаграждения по результатам продаж, а также печать ценников, редактор ценников, модификация товаров (по размерам, цветам и пр.), экспорт и импорт товаров, ведение наборов с привязкой к поставщику и др.
Подробнее об инструментах автоматизации и отчетах для ритейла
Как правило, любой магазин, где ведется ручной учет, сталкивается с проблемами: пересортица товаров, отсутствие достоверных данных о количестве товара на складе, затраты времени на инвентаризацию, недостача и излишки товаров на складе.
Как улучшить эти показатели?
Допустим, вы – владелец пекарни, имеющей в ассортименте 20 видов выпечки с ежедневным обновлением ассортимента. Обычная логика действий продавца при обращении за новым товаром: визуальный осмотр полок, интуитивный анализ имеющихся запасов и соответствующий заказ. Ошибиться или что-то не учесть в памяти – обычное дело – сказывается человеческий фактор. Не исключена ситуация, когда вы не закажете как раз ту товарную позицию, которая, при наличии на полке, могла бы принести прибыль. В результате объем продаж снижается и ваши торговые площади работают вхолостую.
Этого можно было бы легко избежать при автоматизации, тем более, что система может сама «напоминать» и формировать «автозакупку».
Чтобы избежать подобных ситуаций в программе автоматизации предусмотрено:
— Отчеты по запасам показывают наличие товаров на складе и в магазине, ликвидность запасов – что и с какой скоростью реализуется.
Если вы владеете торговой сетью, то отчет можно сформировать в разрезе: периода, определенного товара, подразделения (торговой точки, склада).
Значительно экономит средства и время — проведение инвентаризации, функционал работы с пересортом. Вам не нужно «традиционно» закрывать магазин и проводить ревизию и терять возможные доходы от работы.
Возможность работы с историей цен по закупочным документам, перемещения товаров между магазинами/складами позволят детальней сложить картину о работе с теми или иными поставщиками.
— Управление товарными запасами в торговле, прежде всего, решает вопросы оптимизации наполнения магазина товарами в достаточном количестве и нужном ассортименте, ускорения товарооборота, своевременной доставки необходимой продукции, исключения появления избытка товаров на складе, особенно это касается тех позиций, у которых есть ограничения по сроку реализации.
Всесторонний анализ продаж с помощью группы отчетов по продажам поможет выявить: ликвидные, неликвидные, сезонные товары, топ самых популярных товаров. Более детально можно рассмотреть в разрезе:
— отдельной категории товаров или конкретного товара;
-периода времени: год, месяц, неделя, день, час;
-магазина или торговой сети.
Полученные данные позволяют:
— оптимизировать наполнение витрин товарами – например, хлебо пределенной марки пользуются спросом – расположите их ближе к покупателям и тем самым еще более увеличить его товарооборот;
— вести систему скидок на товары «залежавшиеся» на складе, в дальнейшем уменьшить количество их поставок;
-предлагая «популярные» или товары повседневного спроса можно увеличить средний чек;
В качестве примечания: практика показывает, а статистика подтверждает, что система скидок, товарная политика, ориентированные на потребности покупателей увеличивает прибыль магазина до 20%.
Таким образом, автоматизация торговли помогает даже самому небольшому магазину работать на уровне супермаркета — продавец сканирует товары и данные напрямую отправляются в товароучетную систему, которые впоследствии структурируются и анализируются.
Так могут выглядеть аналитические отчеты.
К этой категории относится и «АВС анализ», на основе которого можно принимать управленческие решения, выработать стратегию развития бизнеса.
АВС анализ разделяет товары на три группы:
А – 20% товаров дают 80% прибыли
В – 30% товаров дают 15% прибыли
С – «аутсайдеры»: 50% товаров дают 5% продаж.
Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. На основе полученных показателей владелец может принять решение о вводе определенного товара в ассортимент магазина, определить, насколько необходим тот или иной товар в общей товарной матрице.
Управляйте ценами
Ценообразование вручную – это трудоёмкий процесс, поскольку товары поступают от разных поставщиков и по разным ценам. Учесть все детали, можно сказать, невозможно. На этом этапе можно нести потери.
Если вы автоматизируетесь, в программе ценообразование регулируется автоматически с помощью настроек:
— наценка товара от приходной цены для всей сети, магазина, поставщика;
— фиксированная цена товара для всей сети, группы магазинов, конкретного магазина;
— управление минимальной и максимальной розничной ценой.
В программе есть полезный отчет по истории цен закупки и продажи – как менялись цены и по каким документам. Это бывает нужным, чтобы оценить перспективы сотрудничества с теми или иными поставщиками.
Дополнительные «полезности»
Для оценки эффективности работы магазина можно проанализировать динамику продаж по следующим показателям: суммы продаж, прибыль и количество покупателей.
Для повышения мотивации персонала есть отчет «мотивация кассиров». При обслуживании покупателей в каждом чеке присутствует фамилия продавца и это измеримый показатель эффективности его работы. На основе этих данных в программе заложена возможность оценить работу кассира и назначить вознаграждение. Вознаграждение кассира рассчитывается из учета оклада за день + бонус(процент от конечной суммы продажи). Вознаграждение можно рассчитать за любой период.
Увеличению среднего чека способствует, как мотивация кассира продавать больше и предлагать на кассе акционные и популярные товары, так и система лояльности для покупателей: бонусные, дисконтные карты, подарочные сертификаты.
В программе поддерживается возможность анализа данных о каждом клиенте, которому выдана карта лояльности (скидочная, сертификат, бонусная): какие покупки и в каком количестве были сделаны, посещаемость магазина и др.
На основе данных о клиентах и их предпочтениях можно разрабатывать эффективные программы лояльности для покупателей, выявлять закономерности и факты, которые могут способствовать увеличению продаж.
Подведем итоги
Таким образом, внедрение онлайн-касс и программ товароучета в магазине может стать выгодном вложением, при умелом пользовании открывающихся возможностей. Сегодня успешны те предприниматели, которые идут «в ногу со временем». Очевидно, что «думающий и анализирующий» бизнес куда более эффективен и конкурентоспособен. На основе анализа можно легко отслеживать закономерности, «слабые» и «сильные» места предприятия.
Предприятия, где учет ведется вручную, прибыльность оценивается «примерно», исходя из количества денег на конец и начало месяца, не только могут терять в доходах, но и в целом все больше уступать сильным в этом отношении конкурентам.
Так или иначе, закон обязывает работать по новым правилам и нести на это расходы. Но вопрос только в том, как к этому отнестись – извлечь максимальную пользу или просто свести все к соблюдению закона. Очевидно, что сейчас всем даны одинаковые шансы на качественный прорыв вперед, а кто этим воспользуется – личный выбор каждого.